ez Track

Подсистема ezTrack является одним из компонентов i-Pie – новой информационной системы компании Неотэк. Модуль ezTrack призван упростить доступ к услугам, оказываемым Неотэк, повысить скорость обработки запросов Заказчиков, а также облегчить процесс управления документами, требующими перевода, для наших клиентов.

Удобство ezTrack состоит в том, что Заказчик:

• может контролировать процесс перевода документов. Данная функция особенно актуальна при одновременном размещении на перевод нескольких документов. При этом вовсе не обязательно быть постоянно подключенным к своему рабочему кабинету в ezTrack – при изменении статуса заказа вы тут же получите по электронной почте уведомление от самой системы;
• может скачивать готовые документы непосредственно из системы, воспользовавшись ссылкой, приведенной в уведомлении;
• имеет доступ к архиву недавно переведенных документов. Отныне, вне зависимости от ситуации и своего местонахождения, наш клиент всегда сможет получить необходимые ему переведенные документы;
• может сформировать отчет, отражающий перечень и стоимость выполненных заказов, а также объемы выполненных работ за интересующий его период;
• может адаптировать порядок согласования стоимости и сроков выполнения работ в соответствии с внутренними бизнес-процессами своей компании.

Для отправки документов на перевод достаточно выполнить следующие действия:

1. войти в личную зону ezTrack;
2. активизировать новый Заказ. Для этого Заказчик прикрепляет документы, подлежащие переводу, указывает желаемую дату исполнения и язык, на который он хочет перевести документы, а также формулирует особые требования, если таковые имеются;
3. далее документы автоматически перемещаются к нам на сервер, формируется новый Заказ, а на рабочее место менеджера по проектам немедленно поступает информация о появлении новой заявки;
4. после анализа документов менеджер вносит в Заказ информацию об объемах, стоимости и сроках выполнения работ, готовит и предоставляет Заказчику Заказ-наряд;
5. Заказчик, оставаясь внутри информационной системы, оперативно получает информацию о том, что процесс анализа завершен, может просмотреть документы, а затем подтвердить Заказ, таким образом давая сигнал менеджеру о том, что к его выполнению можно приступать.

После завершения работ Заказчик получает уведомление о том, что Заказ завершен, и может зайти в поле Заказа и скачать все переведенные документы. При этом документы можно скачивать неоднократно.  Эта функция системы позволяет Заказчику поддерживать внутри системы ezTrack собственную базу всех переведенных ранее документов и, в случае необходимости, оперативно восстанавливать документы.

Мы обещаем соблюдать конфиденциальность и обеспечивать защиту информации Заказчика. Для этого каждый из сотрудников Заказчика, уполномоченный размещать заказы на перевод, получает индивидуальное имя пользователя и пароль, с помощью которых в дальнейшем будет производиться авторизация при открытии его собственного рабочего места внутри модуля ezTrack. Кроме того, отпадает необходимость в использовании электронной почты для размещения заказов на перевод, что является не только дополнительным удобством в управлении потоком документации, но и дополнительной мерой безопасности, т.к. при использовании модуля ezTrack передача информации осуществляется с помощью прямого безопасного подключения Заказчика к серверу компании Неотэк по протоколу HTTPS.

Настройки прав пользователей системы ezTrack являются достаточно гибкими для того, чтобы сконфигурировать удобную систему управления процессом перевода именно для Вашей компании. Так, например, в случае необходимости, сотруднику Вашей компании, ответственному за утверждение заказов, например, из службы закупок, могут быть предоставлены права просматривать и утверждать заказы, размещенные другими сотрудниками Вашей компании, а также формировать отчет, который будет включать в себя полный перечень заказов, выполненных Неотэком для вашей компании в течение определенного периода.